ERP projeleri başarısızlıkla ünlüdür.
Araştırmalar farklı rakamlar veriyor ama genel tablo ortada: ERP projelerinin önemli bir kısmı bütçeyi aşıyor, takvimin gerisinde kalıyor veya beklenen faydayı sağlayamıyor. Bazıları tamamen iptal ediliyor.
Peki neden? Yazılım kötü olduğu için mi? Çoğunlukla hayır.
1. Üst Yönetimin Desteği Yok
ERP projesi bir IT projesi değildir. Şirketin tamamını etkiler. Bu yüzden CEO'dan CFO'ya kadar üst yönetimin arkasında durması şarttır.
Üst yönetim "siz halledin" deyip çekilirse proje sürüklenir. Departman müdürleri direnir. Kullanıcılar eski alışkanlıklarına döner. Kimse değişmek istemez.
Başarılı ERP projelerinin arkasında mutlaka güçlü bir üst yönetim desteği vardır.
2. Yanlış Sistem Seçimi
Her ERP her şirkete uymaz. Küçük bir ticaret şirketi için SAP kurmak ne kadar yanlışsa, büyük bir üretim tesisi için basit bir muhasebe programıyla yetinmek de o kadar yanlıştır.
Sistem seçimi referanslara, fiyata veya satıcının ikna kabiliyetine göre yapıldığında sonuç genellikle hayal kırıklığıdır.
Doğru seçim için şirketin gerçek ihtiyaçları net olarak belirlenmeli ve buna uygun sistem seçilmelidir.
3. Kapsam Kayması
Proje başlarken hedefler bellidir. Ama zaman içinde "bunu da ekleyelim", "şunu da yapalım" talepleri gelir. Her talep projeye haftalarca, bazen aylarca ekler.
Buna kapsam kayması denir. ERP projelerinin uzamasının ve maliyetin aşılmasının en sık nedenidir.
Kapsam net belirlenmeli ve değişiklikler sıkı kontrol altında tutulmalıdır.
4. Veri Kalitesi Sorunları
Eski sistemdeki veriler temizlenmeden yeni sisteme aktarıldığında sorunlar beraberinde gelir.
Yanlış müşteri bilgileri. Eksik ürün kodları. Tutarsız stok rakamları. Bunlar yeni sistemde de aynı sorunları yaratır. Çöp girdi, çöp çıktı.
Veri göçü öncesinde veri temizliği yapılmalı. Bu sıkıcı ama zorunlu bir adımdır.
5. Yetersiz Eğitim
Sistem hazır, canlıya geçildi. Kullanıcılar ne yapacağını bilmiyor.
Eğitim süreci çoğunlukla projenin sonuna bırakılır ve bütçe sıkıştığında ilk kesilen kalem olur. Bu büyük hatadır.
Eğitim almamış kullanıcılar sistemi yanlış kullanır. Yanlış kullanım yanlış veri üretir. Yanlış veri yanlış karar verdirtir.
6. Değişime Direnç
İnsanlar alışkanlıklarını bırakmak istemez.
"Biz yıllardır böyle yapıyoruz, neden değiştirelim?" Muhasebeci yeni ekrana alışamaz. Depo görevlisi eski deftere devam eder. Satıcı sisteme girmek yerine Excel'e yazıp sonra toplu aktarır.
Değişim yönetimi ERP projesinin teknik tarafı kadar önemlidir. Kullanıcılar sürece dahil edilmeli, endişeleri dinlenmeli, faydalar gösterilmelidir.
7. Gerçekçi Olmayan Beklentiler
"ERP kuralım, tüm sorunlarımız çözülsün."
ERP bir sihir değildir. Bozuk bir süreci otomatikleştirir — bozuk süreç daha hızlı çalışır, ama yine de bozuktur.
ERP öncesinde süreçler gözden geçirilmeli ve düzeltilmelidir. ERP bu düzeltilmiş süreçleri destekler.
8. Zayıf Proje Yönetimi
ERP projesi ciddi bir proje yönetimi gerektirir. Net kilometre taşları, düzenli durum toplantıları, risk takibi, bütçe kontrolü.
Proje yönetimi zayıf olduğunda sorunlar geç fark edilir. Geç fark edilen sorun daha büyük bir sorun demektir.
Başarısızlık Kaçınılmaz Mı?
Hayır. Binlerce başarılı ERP projesi var.
Fark şurada: başarılı projeler teknik bir yazılım kurulumu olarak değil, şirket dönüşümü olarak ele alınıyor. Üst yönetim sahip çıkıyor. Kullanıcılar sürece dahil ediliyor. Veriler temizleniyor. Eğitime yatırım yapılıyor.
ERP başarısız olmaz. Yanlış yönetilen ERP projesi başarısız olur.